Inicio Gestión y Liderazgo 10 errores informáticos que cometes en tu pyme

10 errores informáticos que cometes en tu pyme

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¿Crees que no necesitas un informático en tu empresa? Si bien muchas pymes prefieren no contar con un informático en su plantilla, las consecuencias de esta decisión pueden ser muy serias si surgen complicaciones.

¿Cuáles son los errores informáticos más comunes para una pyme?

1. No necesito un informático. Cuando me haga falta ya lo buscaré

Pensamos que tener un buen técnica es un gasto innecesario porque en realidad no sabemos qué es lo que hace, no conocemos el verdadero potencial de su trabajo, ni lo importante que resulta para la empresa.

Además, cuando surge un problema serio, tu empresa puede quedar paralizada por completo mientras buscas un técnico de confianza, te comunicas con él, y esperas hasta que llegue y solucione la situación. Ese es el verdadero gasto innecesario.

2. Aquí no somos informáticos

No hay excusa alguna para no saber manejar la computadora. Hoy en día es imprescindible tener conocimiento sobre los ordenadores y los programas de uso común dentro de tu empresa. Desde organizar los documentos, crearlos, copiarlos, compartirlos en la red, imprimirlos, etc. Todos estos conocimientos evitan la dependencia de un técnico cuyo servicio podrías usar para actividades más rentables.

Ambos, empresario y empleado, deben ver la formación en ofimática como una inversión que aumentará la eficacia de la empresa en un caso y su cotización en el mercado laboral, en el otro.

3. No necesitamos un servidor, somos una empresa pequeña

Razón de más para tenerlo. Un servidor correctamente configurado puede facilitar y automatizar muchas tareas así como eliminar varios inconvenientes de un modelo de trabajo descentralizado. Por citar sólo unos pocos:

4. No necesitamos contraseñas porque no tenemos nada importante

Una contraseña no es sólo un sistema de protección frente a un uso no autorizado del ordenador; una contraseña nos identifica ante el ordenador y permite que este nos reconozca. De esta manera, no sólo puede adaptarse mejor a nuestras preferencias y necesidades sino que podemos.

Sigue estos tips para evitar sufrir un ataque cibernético. 

5. Usamos todos el mismo usuario, es más sencillo

Esta es la otra cara del uso de contraseñar. Crear un usuario único y permitir que todos lo usen es una manera de trabajar que impide el control de nuestra documentación y recursos con los riesgos y costes que eso conlleva. Además fuerza a todos los usuarios a trabajar con las mismas configuraciones y preferencias sean estas las idóneas o no.

6. Los documentos están en el servidor, no es necesario un archivo

Permitir que los usuarios tiren los documentos al disco duro del servidor, y/o creen las carpetas que los albergan sin un criterio común lo convertirá en un inmenso cajón de sastre donde en el mejor de los casos costará recuperarla y en el peor desaparecerá la información de la empresa. Otra consecuencia desagradable es que el espacio ocupado por la documentación crecerá sin control, discos y cintas de mayor capacidad y más caros.

7. Tengo un disco espejo (mirror o RAID1), no necesito copias de seguridad

Un disco espejo es una gran solución contra averías del disco duro del servidor principal (u otro ordenador). Sin embargo un disco espejo es inútil ante algo tan simple como el borrado accidental de la celda de una hoja de cálculo. Aunque nos demos cuenta inmediatamente no hay nada que hacer, el disco espejo duplicará el borrado con rapidez y precisión dignas de mejor causa. Quien dice la celda de una hoja de cálculo, dice una carpeta llena de documentos.

8. Copio todos mis documentos cada día a un disco externo

Si en el caso anterior cualquier error que cometiésemos era inmediatamente replicado a nuestra copia, en esta la réplica se aplaza hasta que la copia se realice al disco externo. Lo necesario es un sistema de copias de seguridad que permita guardar copias antiguas durante un tiempo prudencial, permitiendo así la recuperación de documentos incluso meses después de que se dañaran o perdieran. Este sistema, además debe ser automatizable, sencillo de manejar y capaz de crecer en capacidad a medida que lo hacen los datos de nuestra empresa.

9. Este programa es el más usado en mi sector, por eso lo uso

A la hora de escoger un programa para nuestra empresa deberían considerarse los siguientes factores:

10. No me importa saber cómo guarda los datos mi programa principal

Pues debería importarte. Como ya hemos dicho, nuestros datos son únicos y nadie nos los puede prestar ni reemplazar y, después de perderlos, lo peor es que nos los secuestren.

Muchos programas de conocidos fabricantes ocultan su sistema de almacenamiento de datos y no nos proporcionan un sistema automatizado de volcado de datos a un formato neutral (base de datos, ficheros de texto). De esta manera sólo podemos acceder a ellos usando el programa en cuestión y debemos seguir usándolo aunque sus funcionalidades o precios no nos satisfagan so pena de perder mucho tiempo y dinero intentando traspasar nuestros datos a otro programa.