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Agencia organizadora de eventos: 5 pasos claves para su éxito

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Para toda empresa de organización de eventos es crucial seguir 5 pasos claves. (Foto: Shutterstock)

En nuestro país hay un gran nicho de mercado en lo que se refiere a organización de eventos sociales. Bodas, quinceañeros, aniversarios de empresas e instituciones, baby showers, o cualquier otro tipo de evento, son siempre recurrentes. Por eso, emprender una agencia organizadora de eventos es una excelente opción de negocio.

Lo más seguro es que alguna vez hayas asistido a uno, y te habrás percatado de la decoración, el menaje, la música y en general de todos los pormenores de un evento, desde el ingreso y la salida del mismo. Pues bien, para que se lleve a cabo con éxito; es decir, resulte ser de tal forma como lo pidió la persona que contrata los servicios, debe haber una planificación y organización al detalle.

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Cuando aquello se logra, podríamos decir que una agencia es exitosa ya que, de esta forma, los servicios que ofrece serán bien recomendados. Entonces, ¿cómo organizar un evento de tal forma que el cliente quede satisfecho, o mejor aún, se superen las expectativas? Liz Ángeles, diseñadora y experta en eventos, explica cuáles deben ser los pasos básicos para una recepción perfecta.

  1. Planifica con anticipación.

Un evento tiene que comenzar a organizarse con la mayor anticipación posible, tomando en cuenta la envergadura del mismo y el nivel de detalle que solicita el cliente. Ojo, ten en cuenta que la improvisación es enemiga de la perfección.

Por ejemplo, una boda usualmente se organiza con un año de anticipación por la cantidad de elementos que se tienen que coordinar, mientras que un quinceañero puede organizarse con mucho menos tiempo, pero todo dependerá de la pomposidad que se quiera realizar, explica Ángeles.

  1. Calcula el presupuesto

Es un error iniciar la organización de un evento sin calcular cuánto será el presupuesto que necesitarás para desarrollarlo. La experta explica que, para poder priorizar los gastos, primero se debe hacer un boceto de todo el evento con los gastos; es decir, desde la ambientación hasta el catering y luego se va añadiendo o quitando algunas cosas.

Asimismo, indica que en el camino habrá adicionales, por eso es importante considerar algunos gastos de imprevisto.

  1. Escoge la locación

Esta es una de las tareas más importantes en la organización de eventos. Ángeles, resalta que no se pueden planificar detalles, sin contar con un lugar para el evento. Ojo, del lugar dependerá por ejemplo cómo será el desplazamiento de los invitados, donde se ubicarán las estaciones de comida, el bar y otros detalles cruciales.

  1. Diseña el concepto

Actualmente, los clientes optan por las fiestas temáticas y la decoración determinará el tema que se busca transmitir. Por ejemplo, – dice la experta, las quinceañeras pueden diseñar su fiesta al estilo de “Alicia en el País de las Maravillas”, mientras que en las bodas hay una tendencia de decoración por los lugares paradisiacos.

  1. Elabora un guion

Para que la organización se lleve a cabo con éxito es importante tener la secuencia de cómo se desarrollará el evento de principio a fin, según el número de invitados y los momentos del evento.

Asimismo, Ángeles señala que el guion es crucial para evitar momentos incómodos en los que, tanto invitados como anfitriones, sepan qué hacer o qué es lo que sigue. Por eso, se debe realizar un ensayo general previo al evento.

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Por último, si bien los invitados a veces no se dan cuenta que son guiados en toda una experiencia creada para ellos, las personas que organizan eventos saben que detrás de todo eso “hay un gran trabajo de gente coordinando para que todo transcurra según lo programado”, resaltó Liz Ángeles.

Así que ya sabes, si quieres que tu empresa sea exitosa, toma en cuenta estos pasos clave. ¿Crees que falta alguno? Si tu respuesta es sí, compártela con nosotros.