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Balance General: ¿Cómo elaborar uno para tu pyme?

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Para administrar con éxito tu pyme es necesario llevar unas finanzas sanas. Una pieza clave para ello es la elaboración del Balance General.

El Balance General es un estado contable que nos permite conocer la realidad financiera de nuestro negocio a una fecha determinada, indicándonos los recursos con los que cuenta la empresa (activos), el dinero que se debe (pasivo) y el capital disponible. Con estos datos, el Balance General nos permite ver más allá de las cifras iniciales de una empresa.

Por ejemplo, tomemos en cuenta la siguiente imagen:

Ejemplo tomado de Ideas para Pymes

Ambas empresas cuenta con el mismo monto en activos, pero podremos ver que sus realidades son muy distintas cuando revisamos sus activos, pasivos y capital en base a la ecuación contable.

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Para empezar, la Empresa A tiene activos (terrenos, mobiliario, maquinaria, etc) por un millón de nuevos soles, pero los ha financiado con sólo cien mil nuevos soles de su propio capital y el resto  en base a pasivos, los cuales generan deudas. Entonces, si la Empresa A quisiera liquidar todas sus deudas tendrá que vender parte de sus activos para poder pagarlas, lo cual podría dejarla sin liquidez. Por esta razón, la Empresa A se encuentra seriamente endeudada y es muy probable, que de seguir así y sí no se toman las decisiones adecuadas, quiebre en el corto plazo.

En cambio, en la Empresa B los socios han constituido un capital de 740 mil nuevos soles, haciéndose de una deuda de solo 260 mil nuevos soles. Cuenta con el mismo valor de activos que la Empresa A, pero ha sabido obtenerlos sin necesidad de generarse tantas deudas, por lo que la Empresa B tiene mayores oportunidades de seguir creciendo.

Reporte de balance general

Si bien el ejemplo anterior nos ayudó a comprender cómo el Balance General puede darnos información más precisa sobre la situación de una empresa, es importante saber interpretar un balance, para lo cual es necesario saber cómo están integradas las cuentas de activo, pasivo y capital.

Tomemos como ejemplo este Balance General de la empresa Creciendo S.A.:

Ejemplo tomado de Ideas para Pymes.

Para entender la situación actual de la empresa es necesario entender cada uno de los componentes. Observa como los activos siempre serán iguales a la suma de pasivos más capital, lo cual explicamos a detalle en el artículo sobre la ecuación contable.

Comenzaremos con los activos, que representan todos los recursos con los que cuenta la empresa para realizar sus actividades diarias.

  • Caja. Representa el dinero en efectivo en poder de la empresa.
  • Bancos. Es la suma de la disponibilidad que tenemos en todas las cuentas bancarias a favor de la empresa.
  • Almacenes. Por este concepto se entiende todo aquello que se encuentra en el Inventario de mercancías de la empresa para posteriormente venderlo con un margen de ganancia.
  • Clientes. Son las deudas que nos deben nuestros clientes, por las mercancías o servicios que ha vendido la empresa a crédito y del cual no tenemos ninguna garantía documental (pagarés, etcétera).
  • Deudores Diversos. Son los adeudos que le deben al negocio por algún concepto distinto a la venta de mercancías o servicios, como por ejemplo, un préstamo personal.
  • Edificios. Está constituido por el valor neto de los bienes inmuebles propiedad de la empresa.
  • Equipo de Transporte. Está integrado por el valor neto de los equipos que utilizamos para transportar las mercancías o para realizar las actividades de la empresa. Con el transcurso del tiempo estos equipos se desgastan y pierden valor, situación que se conoce como “depreciación”.

Ahora es necesario conocer como se integran los pasivos, es decir los financiamientos externos que hemos utilizado para formar estos recursos.

  • Proveedores. Son los pasivos a favor de las empresas o personas a las que hemos comprado mercancías o servicios a crédito sin darles ninguna garantía documental.
  • Documentos por pagar. Representa la suma de todos los documentos y títulos de crédito a cargo del negocio, es decir, que este tiene que pagar, como letras de cambio, pagarés, etcétera.
  • Acreedores diversos. Son todas las adeudos a las personas que les debemos dinero por una causa distinta a la compra de mercancías o servicios para la realización de nuestras actividades, como por ejemplo, la reparación a crédito de un automóvil.
  • Impuestos por pagar. Son los impuestos de la empresa que están pendientes de pago.
  • Acreedores hipotecarios Son todas las obligaciones que se tienen pendiente de pagar con garantía de un bien inmueble (terrenos, edificios, locales comerciales, etcétera).

La última fuente de financiamiento de los recursos de la empresa, lo integran las cuentas de capital.

  • Capital Social. Son los recursos que aportaron los socios o el dueño del negocio para iniciar la empresa.
  • Utilidades retenidas. Son las utilidades de ejercicios anteriores y que fueron reinvertidas en el negocio para contar con mayor capital y poder crecer. Cabe señalar que algunos empresarios japoneses tienen como filosofía no retirar un solo peso y reinvertir todas las utilidades hasta que la empresa cumpla 20 años.

Interpretando el balance general

Lo primero que debemos aprender a calcular es el capital de trabajo con el que cuenta la empresa, que es el dinero que tiene el negocio para seguir operando (pagar la nómina, la renta, la luz, los teléfonos y comprar materias primas en la que no nos dan crédito). Se calcula como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante (en este ejemplo su importe es de 590 mil nuevos soles).

El monto recomendado de capital de trabajo que se debe tener ahorrado depende de los costos fijo de tu empresa y de la frecuencia con la que recibes ingresos, pero lo recomendable es contar con ahorros suficientes como para operar por unos tres meses sin recibir ingreso alguno.

El Balance General también te permite conocer cuáles son los mejores momentos para invertir en la compra de maquinaria, mobiliario, computadora o equipo de transporte, puesto que podrás analizar en qué momento estás generando excedentes que te permitan comprar los activos sin tocar tu capital de trabajo.