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¿Cómo aprovechar la nube de google para tu empresa?

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Subirse a la nube está de moda. Pero, a pesar de las ventajas que ofrece la tendencia cloud, aún existen empresas o negocios muy reacios a la transición y prefieren seguir pagando por el mantenimiento de tecnología propia.

Pero si tu te encuentras en el grupo de los reacios te preguntaras ¿qué es la nube?

Llamado “the Cloud” en inglés, en realidad la nube es una metáfora empleada para hacer referencia a servicios que se utilizan a través de Internet.

Es por ello que las empresas le sacan el provecho usando esta herramienta para poder organizar a su equipo y compartir archivos. Aquí te mostraremos 7 herramientas gratuitas que brinda google para una mejor organización en tu empresa

1. LA NUBE DESDE CUALQUIER LUGAR

Ellos señalan que llegar a la nube fue una transición muy sencilla. TDR funciona con base en la comunicación y la colaboración de todas las partes involucradas en cada fase, de tal forma que con la posibilidad de compartir un archivo o una carpeta entera en la nube, en lugar de enviarlos por correo o copiarlos en una memoria externa, vino a facilitar los procesos, a optimizar los tiempos y a mejorar los resultados.

De tal forma que con Google Drive, cada usuario tiene la posibilidad de subir y compartir lo que hace desde cualquier dispositivo de forma segura, eficiente y rápida.

2. CORREO ELECTRÓNICO COLABORATIVO

A pesar del apogeo de otros canales de comunicación como las redes sociales o el teléfono celular, el correo electrónico es el medio fundamental para cualquier empresa, pero, históricamente, la creación y mantenimiento de un servidor corporativo (tunombre@tuempresa.com) ha implicado un gasto significativo y ha sido una herramienta aislada.

TDR vio este detalle y decidió mudarse a Google Apps for Business, una suite que ofrece distintas herramientas para crear procesos de trabajo en la nube mucho más colaborativos, seguros y considerablemente menos costoso.

De tal modo que con este servicio se puede configurarse en cualquier smartphone y tiene asistencia sin conexión, es decir, el usuario puede seguir trabajando incluso sin red.

3. CALENDARIO COLECTIVO

TDR cambió la forma de ordenar y coordinar sus actividades de manera virtual con Google Calendar, a través del cual optimizan tiempos, los colaboradores marcan y desmarcan sus actividades en tiempo real, lo que ha optimizado la organización para la empresa, sin importar dónde estén sus empleados.

Con Google Calendar, que es una herramienta colaborativa, todos los perfiles activos tienen la opción de subir y publicar calendarios en la red, de tal manera que todos tienen accesos y visibilidad sobre los tiempos y las actividades de cada proceso.

 

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4. TODOS LOS DOCUMENTOS, UN SOLO ARCHIVO

Antes, el correo electrónico era la única forma de enviar la primera versión, recibir la segunda, corregirla y agregar más datos para enviar la tercera y ya era ganancia que el cuarto intento fuera el definitivo. Así solían ser los procesos para la creación de cualquier tipo de documento.

Con la herramienta Google docs, los usuarios pueden crear hojas de texto, hoja de cálculo y presentaciones de forma colectiva, de tal manera que no hay más que una versión, disponible en cualquier dispositivo conectado en la red.

5. HANGOUTS, LAS NUEVA FORMA DE HACER JUNTAS

Ya no hay impedimentos para organizar y asistir a una junta o presentación para un cliente, ya que antes, la limitante era física, y siempre estaba latente la posibilidad de un retraso, un embotellamiento o cualquier eventualidad que te impidiera llegar a una junta de negocios. Ahora ya no.

Con esta herramienta, se puede trabajar de forma colectiva mientras ves a 15 personas sin importar que cada una esté en lugares distintos. Más que una videollamada, los hangouts podrían considerarse como la nueva forma de hacer juntas o conferencias de trabajo, incluso, a través de un smartphone o tableta.

6. GOOGLE SITES, EL NUEVO PERIÓDICO MURAL

Luego de haber salido de una junta y tratar de comunicar los acuerdos para un nuevo proyecto o una nueva estrategia, los métodos solían ser de boca a boca, con cartulinas, rotafolios o en el mejor de los casos con circulares impresas. Un proceso lento e ineficiente.

Google Sites es una aplicación que permite publicar contenidos, manuales, instructivos, reglamentos o cualquier información que se necesita compartir con los colaboradores o con clientes. Se trata de un pequeño sitio, predeterminado con algunas plantillas que funcionan según lo que se quiera comunicar y que pueden funcionar a manera de miniblog o mini red social.

7. GOOGLE MAPS

Esta herramienta es más común, y como el caso de éxito es de una empresa transportista, trasladar las rutas a una pantalla vino a revolucionar la forma en que calculaban riesgos, tiempos e itinerarios.

La geolocalización se ha vuelto parte esencial en la forma de hacer negocios, es por eso que se considera esencial el uso de esta herramienta para cualquier sector empresarial, ya que la suite de Google Apps es tan democrática y universal que está diseñada para ofrecer mejores resultados a todos.