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Los 10 problemas más comunes en logística

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Contar con las mercancías adecuadas en el sitio justo y en el menor tiempo posible no es una tarea fácil. Y esa es la misión de los departamentos de logística de las empresas, un tema que genera un gran impacto en tiempos y costos que puede hacer que su empresa se vuelva más competitiva. Conoce cuales son los problemas más comunes en logística que pueden afectar gravemente a tu negocio.

Más allá de ser una moda, la tendencia de las empresas a nivel mundial, sobre todo las que tienen que ver con bienes, está en dar mayor importancia a las cadenas de suministros en términos de la gestión y la planificación de las actividades de los departamentos de compras, producción, transporte, almacenaje, manutención y distribución.

En un medio de tanta competencia, ser más eficiente en logística repercute en ofrecer unos costos más competitivos, pues hoy en día no sólo se trata de negociar precios baratos en materia prima sino de integrar una gran serie de factores en esta cadena de suministros.

Según los expertos, en logística no hay percances nuevos que puedan cometerse. Por eso, a continuación encontrará una guía de los problemas más frecuentes en esta área:

1) NO INFORMAR A TIEMPO AL OPERADOR LOGÍSTICO QUE EL DESPACHO DE LA MERCANCÍA LLEGÓ AL PUERTO

Esto ocurre, generalmente, por negligencia de los funcionarios encargados y genera como consecuencia demoras en la operación e incremento en los costos. La capacitación y selección del personal adecuado se convierte en un tema fundamental para evitar este problema.

2) NO REALIZAR LA REVISIÓN PREVIA A LOS DOCUMENTOS DE RIGOR, POR PARTE DE LAS SOCIEDADES DE INTERMEDIACIÓN ADUANERA

Hay casos en los cuales estas sociedades no revisan con antelación que la factura comercial tenga los Incoterm (conjunto de reglas internacionales regidas por la Cámara de Comercio Internacional que determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa internacional), o incluso dejan de prestarle atención a las descripciones mínimas sin las cuales no es posible nacionalizar las mercancías que se importan del exterior.

El manejo adecuado de los trámites y la documentación es uno de los elementos fundamentales en el buen desarrollo de un proceso logístico, y su descuido una de las causas más comunes de pérdida de tiempo y dinero.

3) ENVIAR LAS MERCANCÍAS A OTROS DESTINOS

Esto suele ocurrir por negligencia de los agentes de carga, los cuales procesan erradamente la guía o BL (documento por el cual son transportadas las mercancías). En esos casos, aunque las navieras siempre saben en dónde se encuentra el cargamento, es preciso devolverlo a su destino original en el mismo medio de transporte por el cual fueron enviadas, lo cual resulta engorroso y muy costoso. De ahí que sea necesario siempre estar atento al diligenciamiento de la BL.

4) LAS DEMORAS DEL CONTENEDOR EN EL PUERTO

Por varias razones que incluyen la negligencia de los funcionarios, las demoras de los permisos que da el gobierno para el transporte de las mercancías especiales, la congestión en los puertos y la insuficiencia de la infraestructura portuaria, muchas empresas importadoras deben pagar un multa de 100 dólares por día y por cada contenedor a las empresas navieras que los alquilan, cuando estos contenedores de mercancía superan los 10 días que deben permanecer, a más tardar, en el puerto. En este punto también hay que tener en cuenta que uno de los trámites más molestos para las empresas es la devolución del contenedor al puerto, sobre todo cuando se trata de distancias considerables como de Buenaventura o Santa Marta a Bogotá, por ejemplo, en donde además hay que prever los inconvenientes del transporte terrestre del container.

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5) EL INCUMPLIMIENTO DE LOS TRANSPORTADORES

Es usual que los transportadores no cumplan con la hora pactada de retiro de la mercancía. Un manejo apropiado del ítem de transporte, lo que se traduce como una buena selección de contratistas o la elección de un eficiente jefe de transporte, es fundamental para que los costos no aumenten y el proceso logístico cumpla con su propósito de eficiencia.

6) ALMACENAMIENTO

En las temporadas en las cuales hay un altísimo movimiento de mercancías (abril y octubre, noviembre y diciembre) es usual que las bodegas se llenen tanto que las empresas se ven obligadas a almacenarlas en los corredores. Siempre es necesario tener un outsourcing de bodegaje como as bajo la manga para evitar congestiones que afecten el proceso. En este sentido, si se trata de perecederos, es muy importante tener identificados y reservados los cuartos fríos extra más apropiados para el respectivo producto.

7) EL ROBO DE MERCANCÍAS EN LAS BODEGAS DE ALMACENAMIENTO

La seguridad es siempre un tema crítico en términos de logística. Por eso, es preciso siempre invertir mucho dinero y tiempo en seguridad externa e interna (esto incluye los procesos de selección del recurso humano). Los controles sorpresa y el adecuado manejo de personal son soluciones preventivas para evitar que la seguridad se convierta en un problema.

8) LA INEXACTITUD DE LOS INVENTARIOS DE LA MERCANCÍA ALMACENADA

En este punto, a la hora de corroborar los inventarios es común que haya alguna inconsistencia entre el sistema y la mercancía física. En estos casos es preciso siempre revisar qué sucedió, pues es común que haya omisiones en los procedimientos de las organizaciones y suele suceder que algún funcionario haya dado la orden de salida de la mercancía y no lo haya registrado.

9) EL ALMACENAMIENTO DE MATERIAL INSERVIBLE

Es muy común que las empresas almacenen material en desuso (maquinas dañadas, repuestos, etc.), lo cual hace incluso menor la capacidad de las bodegas afectando el almacenamiento. Muchos de esos elementos pueden ser vendidos como chatarra generando algún ingreso, pero lo mejor es la prevención: un buen administrador de bodega logrará evitar que ésta se congestione y afecte los intereses del proceso logístico.

10)LA FALTA DE PLANEACIÓN

Desafortunadamente, este suele ser un común denominador en las empresas importadoras y exportadoras, las cuales esperan que el operador logístico solucione a última hora los errores que puedan haber sido cometidos durante el proceso. El operador logístico está obligado entonces a estar actualizado y capacitado para resolver estas necesidades de sus clientes. Además, en últimas las grandes soluciones son preventivas y no operativas. Con una excelente previsión de errores sobre el proceso se está garantizando que cualquier punto débil que éste tenga sea cubierto de la mejor forma.

¿Qué hacer para evitar estos errores?

PLANEACIÓN

La definición de los objetivos estratégicos, de las metas, de los proyectos y de los indicadores es determinante para establecer tiempos y flujos de las cadenas de suministros. Siempre es necesario tener un plan B y C por si el alternativo llegará a fallar.

CONOCIMIENTO DE LAS NORMAS Y CAPACITACIÓN

La logística de comercio exterior está determinada por las normas del derecho comercial. Por esa razón, es clave informarse y conocerlas. La capacitación de los empleados enviará que los trámites y la documentación, se conviertan en una pesadilla.