Sea con tu equipo de trabajo, clientes, socios, proveedores, etc., las reuniones en tu vida como emprendedor serán constantes. Pero, ¿te has puesto a pensar qué tan efectivas y productivas son?, ¿se llega a verdaderos acuerdos tras la conversación en una reunión?
Solo basta con que analices unos minutos para darte cuenta de cuántas reuniones han cumplido su objetivo y cuántas no. Por lo general, este es un problema que se presenta en las pequeñas y grandes organizaciones empresariales que llevan a cabo reuniones poco productivas.
LEE MÁS: Aprovecha al máximo las reuniones con tu equipo de ventas
Por eso, Ken Norton, ex responsable de producto de Google Calendar elaboró un decálogo de 10 formas de hacer más productivas una reunión. A continuación te decimos cuáles son
- Descarta las reuniones que tienen como único fin ponerte al día sobre el trabajo de tu equipo. Usa aplicaciones de mensajería, así ahorrarás tiempo.
- Las reuniones ‘cara a cara’ son sagradas. No dejen de reunirte con tus empleados, ya que así ello se sentirán más
- Designa un responsable para cada reunión. Aquella persona será quien decide cuál es el tema, la agenda, cómo se realizará el seguimiento de la reunión, etc.
- Evita tener tu agenda repleta de citas. Si esto ocurre, ya no podrás reunirte con tus empleados y esto es importante para mantenerte en contacto con tu equipo.
- Los calendarios no deben servir para posponer decisiones. Si has tomado una decisión empresarial y necesitas comunicárselas a tu equipo de trabajo, no esperes reunirlos para que se acate tu decisión. Utiliza el correo electrónico para informarles.
- Los asistentes de tus reuniones no deben ser más de 10 personas. Para Norton, lo ideal es que acudan menos de 5 personas.
- Las reuniones tienen un coste de oportunidad. Es importante que tengas en cuenta que el tiempo que gastas en una reunión se traduce en horas de trabajo.
LEE MÁS: Haga de sus reuniones de trabajo un recurso efectivo
- Valora el tiempo que le quitas a tu equipo con una reunión. Según el experto de Google, la mayoría de las reuniones se resuelven en 30 minutos, hasta 60 como máximo.
- No extender la reunión hablando temas que no estuvieron en agenda. Evita la frase “de qué otra cosa podemos hablar”, recomienda el experto.
- Vuelve a programar tus reuniones, así harás un filtro de las que realmente merecen que se lleven a cabo. Para seleccionarlas, has uso de los 9 puntos anteriores.
Estas recomendaciones harán que tus reuniones sean más productivas y así no se desperdicie tu tiempo ni el de las personas con quien te reúnes. Y tú, ¿cuál es el mecanismo que llevas a cabo para hacer efectivas tus reuniones?